Buono Entrata Merce (BEM): Il valore aggiunto di un buon WMS

“È troppo complicato e non abbiamo abbastanza risorse”. 

Se consideriamo i clienti che gestiamo mentre sto scrivendo questo articolo, direi che almeno l’80% è partito proprio da questa convinzione. E così si valutano soluzioni standardizzate che promettono di essere economiche, rapide e infallibili.

Ma poi non lo sono. Perché non parlano con te.

Ed è proprio questo è il vero problema.

Ora, qualsiasi buon manager sa che sono importanti lo scopo, le attività da svolgere, gli obiettivi da raggiungere e, soprattutto, le persone giuste al posto giusto.

Credici, qui in Mox prendiamo molto seriamente questo passaggio cruciale, perché vediamo l’impresa da una prospettiva completamente diversa: la trasformazione digitale è un passaggio obbligato, ma i limiti della trasformazione digitale li decidi tu.

Qui non sei affatto solo.

Eliminare la carta dai processi aziendali e ottimizzare la logistica attraverso sistemi digitali significa in qualche modo andare contro quelle certezze che hanno guidato per una vita come individui, manager e imprenditori, in uno dei paesi più burocratici del mondo. Tuttavia, digitalizzare i processi significa intervenire proprio laddove sono presenti possibilità di errore, eliminando o riducendo la trascrizione delle informazioni (e la quantità di carta!).

In ambito logistico, è possibile fare un grande passo verso questa direzione attraverso la Bolla Entrata Merci (BEM), uno strumento che riconfigura i processi, adattandoli ai bisogni reali.

In altre parole la BEM è la garanzia di un buon flusso logistico, ma vediamo insieme perché.

Nelle aziende non digitalizzate, l’incoming delle merci è accompagnato da una bolla cartacea che contiene la lista dei prodotti spediti con relative quantità ed il riferimento ordine fornitore (che può essere più di uno: prodotto A come da ordine fornitore 150, prodotto B come da ordine fornitore 151, ad esempio.) . In seguito l’ufficio acquisti registra il DDT di entrata, inserendolo manualmente all’interno del gestionale: dove c’è trascrizione c’è possibilità di errore.

Il magazziniere scarica la merce immediatamente, accettandola con riserva per velocizzare il processo. Il controllo della merce avviene in un secondo momento, comparando visivamente i prodotti con quanto riportato nella copia della bolla. Un compito manuale che richiede una grande attenzione, memoria e conoscenza degli articoli ricevuti (si pensi ad un ordine con cento pezzi di prodotto A, 200 pezzi di prodotto B, magari simili tra loro o con caratteristiche poco distinguibili…)  e lo scambio di telefonate ed email per la verifica: in questa fase, se il magazziniere riscontra differenze, le trascrive nella bolla cartacea per poi trasmetterla all’ufficio acquisti, con il rischio di disperdere o mal interpretare ancora una volta le informazioni. Una volta trascritte le differenze a gestionale, l’ufficio acquisti emette un documento di rettifica e lo comunica al fornitore.

Se il processo non viene gestito in maniera ottimale a monte, si creeranno sicuramente dei problemi a valle: quindi, se gestisco male la ricezione, avrò problemi nella fase di spedizione o produzione.

La merce ricevuta infine, senza uno strumento a supporto, viene separata, etichettata e stoccata manualmente, sulla base di valutazioni e operazioni manuali dell’operatore.

Cosa cambia concretamente con l’introduzione della BEM?

La Bolla Entrata Merci consente all’ufficio acquisti di registrare immediatamente la merce in entrata attraverso una trascrizione guidata, nella BEM sono presenti infatti le righe dell’ordine fornitore, nelle quali confermare le quantità riportate nel DDT e modificarle nel caso di evasione parziale oppure superiore al previsto.

Con la BEM è possibile fare un’unica registrazione di più bolle, poiché lo strumento le suddivide automaticamente nel gestionale e comunica contestualmente con l’operatore di magazzino, attraverso il palmare: il controllo della merce ricevuta non è più un controllo visivo, ma pilotato. Tramite il palmare, si effettua la lettura del barcode e quindi la verifica della merce ricevuta: tutto ciò che l’operatore di magazzino scriveva a mano, viene rilevato automaticamente ed inviato all’ufficio acquisti, che troverà le differenze registrate e genererà con un solo click il documento di rettifica e comunicazione al fornitore.

Al magazziniere non arrivano informazioni frammentate, ma missioni specifiche: l’articolo viene identificato univocamente tramite il palmare che riconosce il barcode e rende lo smistamento in magazzino rapidissimo. In fase di analisi vengono stabilite delle regole interne sulla formazione di ogni singola UDC, cosicché l’intervento umano sia limitato. Ciò, da un lato consente l’efficienza immediata anche da parte di nuovi operatori che non conoscono appieno le dinamiche logistiche aziendali, dall’altro minimizza errori di smistamento che possono essere molto gravi, compromettendo o contaminando, ad esempio, merci bio o con particolari caratteristiche fisiche/di conservazione. Tutto ciò è ulteriormente facilitato da una corretta etichettatura, che organizza le informazioni utili al riconoscimento tramite parametri di configurazione stabiliti a priori.

In fase di analisi con il cliente, vengono definite le regole di smistamento e stoccaggio, plasmate sulla propria realtà e sulle proprie esigenze; e vengono poi definite all’interno del programma che permette di gestire l’intero processo in maniera automatica: caratteristica fondamentale per un buon WMS.

Gestione del Cross docking.

Per i prodotti ricevuti vengono presentati gli ordini clienti in essere: se in questa sezione viene fatta un’associazione, tutto il flusso di ricezione, smistamento e stoccaggio verrà semplificato ed il materiale verrà reso immediatamente disponibile per il picking. La BEM avverte l’operatore della possibilità di esecuzione del cross-docking da eseguire velocemente (senza necessità di stoccaggio).

La rinnovata sensibilità alla questione ambientale, ha reso ormai evidente quanto sia importante limitare gli sprechi: realizzare un flusso totalmente paperless significa, non solo salvaguardare l’ambiente, ma anche risparmiare ed evitare errori, sia in ricezione che in spedizione, tramite informazioni totalmente digitalizzate.

E tu cosa scegli, il servizio migliore o quello apparentemente più economico?

Perché, è vero, i limiti della trasformazione digitale li decidi tu, ma è tua responsabilità restare competitivo in questo nuovo decennio appena iniziato.

Come? È quasi impossibile raccontarti come avviene la trasformazione in un singolo articolo, contattaci e richiedi la tua demo gratuita!