Come aumentare l’efficacia della tua logistica con la pianificazione delle date di consegna

Scopri come superare la staticità del tuo gestionale e garantire date di consegna certe ai tuoi clienti.

Per il cliente, sapere che il proprio ordine arriverà entro la data di consegna prevista è un fattore chiave nelle sue decisioni di acquisto. Con i problemi legati alla catena di approvvigionamento e i ritardi nelle spedizioni che il settore e-commerce ha dovuto affrontare nel 2021, i clienti si aspettano sempre più di ricevere i loro ordini in tempo e necessitano di avere una data di consegna certa. Tale richiesta arriva sia dal cliente finale che effettua il suo ordine dal canale e-commerce, sia dal cliente B2B, che deve ricevere materiale e/o prodotti dal proprio fornitore per garantire che la sua attività proceda senza interruzioni.

Una gestione accurata delle date di consegna in un periodo storico critico come questo, caratterizzato da una difficoltà generale di reperibilità delle materie prime, potrebbe essere la chiave nella gestione degli ordini in entrata, della logistica di magazzino e della produzione.

Ma come posso dare date di consegna certe al cliente?

In questo articolo, ti parleremo di come puoi adempiere a questo compito, con lo scopo di mantenere un flusso regolare delle merci attraverso la supply chain e massimizzare la soddisfazione del tuo cliente.

Nella logistica, i tempi di consegna e il servizio al cliente sono legati perché la soddisfazione del cliente dipende molto dalla puntualità: ecco perché la maggior parte delle aziende sono in difficoltà quando devono stabilire con un grado di precisione elevato cosa consegnare, quando e con quale ordine di priorità.

Può risultare complicato fornire una data di consegna certa al cliente, poiché: 

• le aziende di produzione devono valutare le disponibilità di materie prime e di semilavorati per la produzione, che a sua volta dipendono da un fornitore o da un terzista (per esempio la fornitura del grano per la produzione di panificati, o componenti specifici per l’assemblaggio di una macchina ecc.). Il fornitore/terzista solitamente gli può fornire una data di consegna, ma nello scenario attuale il grado di incertezza aumenta.
• Le aziende commerciali acquistano a loro volta da un loro fornitore, che non sempre è in grado di rispettare la data di consegna promessa.
• Possono sorgere problemi legati alla produzione, come ad esempio – personale assente, rottura di una macchina…

È fondamentale quindi tenere conto di queste variabili ed operare in modalità proattiva.

L’analisi di evadibilità degli ordini è un’attività che viene fatta dal reparto commerciale, dall’ufficio vendite oppure dal customer service, ossia da coloro che ricevono la richiesta del cliente.

Solitamente, per dare una data di consegna al cliente, chi riceve l’ordine controlla sul proprio software gestionale ERP la giacenza di magazzino del prodotto richiesto e la disponibilità (valore dato dalla giacenza, meno l’ordinato dai clienti, più l’ordinato ai fornitori). Ove possibile, controlla anche il valore dell’impegnato. Nello scenario ideale il materiale è presente, disponibile e in pronta consegna, senza alcun intoppo.

Il sistema gestionale però tende a fornire una fotografia statica dei dati di giacenza, non in tempo reale. Ad esempio, se due operatori di vendita stanno gestendo due clienti differenti nello stesso momento, possono dare garanzia di consegna immediata per lo stesso identico prodotto, disponibile però in quantità 1. In questo caso, per uno dei due clienti non sarà rispettata la promessa di consegna e si renderà necessario applicargli uno sconto per non infastidirlo; o nel peggiore dei casi, il cliente si rivolgerà a qualcun altro.

Ciò che serve al reparto vendite è uno strumento che, in base ai dati di giacenza passati dal WMS (Warehouse Management System), calcoli in tempo reale tutte le variazioni che possono avvenire nello stesso momento, anche quando più operatori richiedono lo stesso prodotto o lo stesso materiale nello stesso momento; che tenga conto di improvvisi cambi di data causati da fattori esterni quali la produzione, il terzista, ecc. Solamente in questo modo sarà sempre in grado di mantenere le promesse fatte al cliente.

Parliamo di un vero e proprio analizzatore del portafoglio ordini entranti che valuta i dati di giacenza (anche di più magazzini), i tempi che gli assemblatori hanno per completare il prodotto, effettua dei conteggi e propone delle date di evadibilità. Nel caso di indisponibilità, il pianificatore (o software plan) elabora la data di possibile consegna mediante una richiesta di produzione o di acquisto al fornitore.

Come spiegato precedentemente, il sistema gestionale classico, non è in grado di mostrare questi dati nel modo giusto e nei tempi giusti, poiché non tiene conto delle operazioni che possono avvenire in simultanea o che sono avvenute pochi minuti prima.

È fondamentale dotarsi quindi di uno strumento capace di controbilanciare la staticità del gestionale e che possa cooperare con esso.

Un altro aspetto importante per una pianificazione delle consegne ottimale è legato alla priorità del cliente. Ogni azienda infatti potrebbe classificare i propri clienti per entità, fedeltà o in funzione degli obblighi contrattuali: lo strumento per la pianificazione delle consegne, sulla base delle priorità definite in anagrafica, ne tiene conto. Solitamente chi ordina prima riceve prima la merce, ma se un cliente viene definito più importante, la data di consegna viene ricalcolata automaticamente seguendo le impostazioni di priorità.

Il pianificatore delle consegne possiamo definirlo l’anello mancante tra il sistema gestionale ERP, il software di logistica e l’e-commerce. È uno strumento in grado di collegare il magazzino al reparto vendite, è un sistema dinamico che prende i dati, effettua i calcoli e mette in ordine la sequenza degli ordini, fornendo dati di evadibilità real-time. L’operatore di vendita o il customer service che riceve gli ordini da diversi canali, tra i quali l’e-commerce, avrà così modo di vedere ordine per ordine tutte le informazioni di giacenza e disponibilità (presenti e future), di evadibilità parziale o non evadibilità e dare quindi date certe al proprio cliente.

Grazie al pianificatore viene garantita la massima trasparenza al cliente, per ogni ordine è possibile vedere se evadibile parzialmente, se non evadibile, sarà mostrata la data di evadibilità futura (data da un ordine di produzione o da un ordine effettuato al fornitore). Grazie a questi dati, è possibile studiare apposite strategie commerciali per soddisfare appieno il cliente che deve attendere più del previsto l’arrivo del suo ordine, senza rischiare di perderlo o infastidirlo.

In sintesi, i principali benefici dati dall’utilizzo di un software per la pianificazione delle date di consegna clienti sono:

• miglioramento del livello di servizio al cliente
• creazione automatica delle liste di prelievo (dal pianificatore al WMS)
• ottimizzazione di scorte, inventario e produzione
• coordinazione tra forza vendita esterna, e-commerce, reparto vendite interno, magazzino e produzione
• miglioramento della soddisfazione del cliente
• riduzione dei costi di gestione del magazzino e migliore pianificazione logistica
• eliminazione del margine di errore
• disponibilità di KPI sulle dinamiche di magazzino.

Il tuo ERP è collegato al tuo sistema per la gestione del magazzino e al tuo e-commerce? Riesce a svolgere questo importante compito? Dosponi di un programma di pianificazione consegne che risponde alle tue esigenze?

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