La gestione delle scorte di magazzino

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad un mutamento dello scenario globale che ha costretto le aziende a rivalutare molti aspetti organizzativi per raggiungere gli obiettivi di impresa in termini di profitti e mantenersi competitive.

L’aumento della concorrenza nel proprio mercato di riferimento e il potere contrattuale dei propri clienti (come ad esempio la grande distribuzione), sono tra i fattori che hanno spinto le organizzazioni a rendere sempre più efficienti tutte le attività e le strutture coinvolte nel processo produttivo e distributivo, anche nell’ottica dell’ottimizzazione dei costi.

Le attività coinvolte nei processi aziendali si differenziano a seconda del settore di appartenenza, della tipologia o delle dimensioni di un’azienda. Tra queste però, risulta essere di interesse comune, nella maggior parte dei casi, la gestione degli approvvigionamenti e delle attività logistiche legate ai prodotti.

Per questo motivo, per intervenire sul margine aziendale, oltre a realizzare economie di scala legate alla produzione, quasi sempre vengono adottati sistemi e procedure finalizzati a ridurre i costi legati alla gestione delle scorte di magazzino.

La gestione delle scorte consiste, in buona parte, nella valutazione dei quantitativi dei materiali da ordinare, considerando i loro tempi di giacenza in magazzino.

In relazione ai tempi di giacenza, scorte troppo alte in magazzino comportano un forzato immobilizzo di capitale che potrebbe essere investito diversamente. Allo stesso tempo, scorte ridotte comportano il rischio di non poter soddisfare le richieste di mercato, oltre che l’eventuale riduzione dell’efficienza produttiva aziendale.

Diventa quindi facile comprendere il crescente interesse verso l’Inventory Management, ovvero l’insieme delle attività atte a minimizzare i “costi” di gestione delle scorte in termini di dimensionamento delle quantità da ordinare, tempi nei quali i materiali devono essere consegnati, monitoraggio continuo dei livelli di scorta, rotazione, movimentazione, obsolescenza e deterioramento dei prodotti.

Disporre della corretta disponibilità dei prodotti a magazzino è una delle principali richieste a cui la supply chain (catena della fornitura) deve rispondere in maniera efficace ed efficiente. Efficace, in quanto i prodotti devono essere disponibili dove, come e quando il cliente li richiede. Efficiente perché il tutto deve avvenire cercando il giusto mix tra i costi e benefici. 

Gestire correttamente le scorte significa quindi monitorare le attività di un numero di articoli potenzialmente molto elevato. Un esempio tipico sono le aziende distributrici di beni di largo consumo, all’interno delle quali le attività risultano essere molto complesse anche in virtù del fatto che non tutti gli articoli presenti in magazzino possono essere gestiti allo stesso modo.

È dunque fondamentale concentrare metodi di controllo più complessi per i materiali a maggiore valore aggiunto e procedure più semplici per gli altri.

Una delle tecniche maggiormente utilizzate nell’ambito della gestione delle scorte di magazzino è l’analisi ABC. Si tratta di un’analisi statistica che si basa sul principio di Pareto, che permette di suddividere i prodotti in tre classi di importanza.

Il principio di Pareto definisce che la maggior parte degli effetti è dovuto ad un numero ristretto di cause; in pratica si può quasi sempre osservare che l’80% delle conseguenze (problemi o risultati) proviene dal 20% dei fattori in gioco (cause).

Pur essendo un concetto molto semplice risulta essere molto potente e utile per gestire le problematiche inerenti agli stock di magazzino, infatti si può riscontrare che normalmente al 20% degli articoli presenti in magazzino si possono associare l’80% delle scorte.

Questa classificazione è utilizzata dai responsabili della supply chain per rivedere le configurazioni di alcuni parametri di approvvigionamento. Tra questi, ha particolare importanza il “Livello di Servizio”, un indicatore utilizzato per calcolare la Scorta di Sicurezza, ovvero il livello minimo di scorte da tenere a magazzino per fronteggiare eventuali imprevisti.

Vediamo ora nel dettaglio, come viene effettuata l’analisi ABC se applicata alla gestione delle scorte di magazzino.

Analisi ABC delle Vendite/Consumi

È possibile eseguire un’analisi ABC sui volumi di vendite/consumi dei prodotti presenti in magazzino.

Il dato da analizzare, deve considerare le vendite/i consumi di un prodotto in un determinato periodo di tempo. È necessario valorizzare questa variabile in modo da attribuire ad ogni articolo il giusto peso sul totale delle vendite/consumi. Questo perché alcuni prodotti ad alto quantitativo di vendite/consumi, ma con un basso valore unitario, potrebbero collocarsi erroneamente in una delle classi analizzate.

Il dato, che descrive i Consumi Valorizzati si esprime con la relazione: CV = Q * V

Dove:

• Q: Vendita/Consumo totale nel periodo [Es. pz/periodo]
• V: Valore Unitario [€/pz]

Si suddividono i prodotti nelle tre classi A/B/C assegnando ad ognuna di esse rispettivamente i seguenti valori di soglia:

• Classe A 80%
• Classe B 15%
• Classe C 5%

I prodotti di classe A sono quelli con il più alto valore di consumo/vendite nel periodo analizzato e devono essere monitorati con regolarità. Essi rappresentano il 20% del numero totale dei prodotti analizzati. A questi prodotti deve essere associato un valore del livello di servizio molto alto, per garantirsi una buona scorta e non incorrere in rotture di stock.

Nel magazzino sono disposti nelle zone e nelle ubicazioni più accessibili agli operatori (tipicamente ad altezza uomo o ad inizio corridoio) per ottimizzare i tempi (e quindi i costi) di movimentazione.

I prodotti di classe B, hanno un valore delle vendite/consumi più basso rispetto a quelli di Classe A e rappresentano il 30% del numero totale dei prodotti analizzati. Anche se di minore interesse, sono prodotti che vanno comunque monitorati in quanto possono facilmente variare di classe. Per questi prodotti è necessario garantire stock minimi in grado di soddisfare le richieste. Nel magazzino sono stivati in ubicazioni meno accessibili rispetto ai prodotti di classe A, generalmente più in basso o a metà corridoio.

I prodotti di classe C, sono i più numerosi e con il più basso valore di venduto/consumato nel periodo di riferimento. Rappresentano il 50% del numero totale dei prodotti analizzati. Sono prodotti non strategici e le scorte ottimali dovrebbero essere molto basse. Sono da ri-ordinare solamente una volta venduti o consumati. È comunque necessario monitorare le scorte esistenti in quanto potrebbero facilmente trasformarsi in scorte non utilizzabili (prodotti obsoleti o scaduti). Nel magazzino sono collocati nelle ubicazioni poste più in alto e quindi meno accessibili o a fine corridoio.

L’analisi ABC sui consumi valorizzati è un aiuto rilevante, ma non è sufficiente a determinare un indice sul quale basare le logiche e i parametri di approvvigionamento. Questa metodologia non considera le giacenze dei prodotti a magazzino e potrebbe rilevare alte giacenze per i prodotti meno critici di classe B/C.

Per questo motivo è necessario integrare, per lo stesso periodo in esame, una seconda analisi ABC che consideri come dato la giacenza media dei prodotti a magazzino. In entrambe le analisi, il calcolo per ogni prodotto deve essere effettuato utilizzando la stessa unità di misura e lo stesso valore, solitamente quello di acquisto.

Analisi ABC sulle Scorte

Per questa analisi si va a calcolare, per ogni articolo, la giacenza media a magazzino per lo stesso periodo della precedente analisi, utilizzando gli stessi valori. Così facendo, viene attribuito ad ogni prodotto il giusto “peso” rispetto al costo totale delle Giacenze a Magazzino:

GM= G * V

Dove:

• G: giacenza media nel periodo in analisi [Es. pz/periodo]
• V : Valore Unitario [€/pz]

Le soglie adottate sono uguali alle precedenti, per permettere il confronto:

• 80% classe A
• 15% classe B
• 5%  classe C

Analisi ABC Incrociata

Esaminando simultaneamente le due analisi ABC rispetto ai propri dati si ottiene una analisi ABC incrociata.

Dai risultati combinati tra il Venduto/Consumato (Fatturato) e le Giacenze Medie (Scorte), si ottengono nove aree/sottoclassi, che derivano dalle classificazioni ABC delle due precedenti analisi. Ogni prodotto si trova in una delle sottoclassi individuate. 

Ogni sottoclasse indica delle particolari caratteristiche e giustifica specifiche modalità di approvvigionamento, garantendo accuratezza di controllo.

I prodotti posti sulla diagonale principale AA, BB, CC, mostrano una gestione equilibrata, le scorte sono congruenti al fatturato, ad alti consumi corrispondo alte giacenze, viceversa a bassi consumi corrispondono basse giacenze.

I prodotti appartenenti alla classe AA sono molto importanti e contribuiscono in valore percentuale alla maggior parte del fatturato. Sono prodotti a cui dedicare particolare attenzione in quanto:

1. eventuali rotture di stock creerebbero perdite di fatturato o disservizi alla produzione,
2. al contempo sono prodotti in cui si può maggiormente intervenire per ridurre le scorte.

Per i prodotti appartenenti alla classe CC i valori non sono rilevanti né per i consumi né per le giacenze. Si tratta di prodotti probabilmente obsoleti o in stock out.

I prodotti appartenenti alle classi AC e CA sono, al contrario, gestiti in modo irregolare.

Per quelli di classe AC l’alto valore delle scorte non è giustificato dal fatturato. È necessario quindi ricontrollare i parametri degli approvvigionamenti, e nel caso in cui si tratti di articoli che non saranno più prodotti, realizzare vendite promozionali.

I prodotti di classe CA invece, rappresentano una situazione formalmente ideale. Presentano un livello di scorta inferiore rispetto alle vendite/consumi. Bisogna prestare molta attenzione, non hanno bisogno di particolari interventi, ma è molto elevato il rischio di rottura di stock.

I prodotti di classe AB, BA, BC e CB presentano una minore criticità trovandosi in una situazione intermedia rispetto alle altre combinazioni. Bisogna agire sul fatturato o sulle scorte per cercare di trasferirli alle classi della diagonale principale.

Questa matrice è una soluzione interessante e utile per ottenere un’analisi dinamica del magazzino. Permette di individuare le situazioni critiche, controllare e prevenire le situazioni di rotture di stock.

La verifica periodica del collocamento dei prodotti nella classe di appartenenza permette di delineare anche il ciclo di vita di ognuno di essi.

Riepilogando:

ARTICOLI CON CLASSE AA / BB / CC

AA = Alto Consumo / Alta Giacenza

BB = Medio Consumo / Media Giacenza

CC = Basso Consumo / Bassa Giacenza

ARTICOLI CON CLASSE AB / AC / BC 

Giacenza superiore rispetto alle Vendite / Consumi. Basso quantitativo di vendite ma scorte alte.

ARTICOLI CON CLASSE BA / CA / CB

Giacenza inferiore a quella dei consumi: si tratta di articoli gestiti in modo ottimale con alto fatturato e basse scorte.

L’applicazione pratica dell’analisi ABC incrociata, in alcuni casi può risultare di difficile lettura nelle aziende dove il numero di prodotti presenti in ogni sottolivello risulta essere elevato, come ad esempio per le aziende della distribuzione di beni di largo consumo.

In questi casi, per dare una priorità ai prodotti all’interno di ogni sottoclasse, è fondamentale calcolare, per ognuno di essi, un importante indice:

l’Indice di Rotazione.

L’indice di rotazione esprime il numero di volte che la scorta di un prodotto è stata sostituita in magazzino in un determinato periodo di tempo.

Un elevato indice di rotazione indica che il capitale impiegato si rinnova rapidamente perché investito in articoli di frequente movimentazione.

Un basso indice di rotazione è un segnale di allarme, in quanto indica uno scarso utilizzo delle scorte e un immobilizzo di capitale.

Il valore dell’indice di rotazione si ottiene rapportando la quantità totale di prodotto venduto in un determinato periodo per lo stock medio nello stesso periodo.

 Calcolato l’indice di rotazione, è possibile calcolare il tempo di giacenza media di un prodotto in magazzino, ovvero quanto tempo un prodotto rimane in media in magazzino dal suo acquisto fino alla vendita.

Conclusione

Il monitoraggio e la gestione del magazzino, la gestione dell’inventario, nonché la gestione delle scorte, è una parte fondamentale per il buon funzionamento di un’impresa. In questo articolo abbiamo dettagliato alcuni concetti tecnici, per introdurre alcune logiche solitamente gestite dal software WMS, indispensabile oggi per monitorare scorte e inventario. 

Ma come scegliere la piattaforma più adatta alle proprie esigenze? Il miglior sistema di gestione dell’inventario dipende interamente dal tipo di attività. E proprio in quest’ottica abbiamo messo a disposizione delle imprese il nostro sistema WMS Stockforce, studiato ad hoc per ogni tipologia di business.

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