Guida ai portali B2B: PIM, DAM, CPQ… facciamo un po’ d’ordine
Tempo di lettura: 5 min
Quando si pensa a un portale eCommerce B2B spesso non ci si rende conto della sua complessità e degli strumenti che ne stanno alla base. Un portale web, infatti, per poter funzionare correttamente e permettere agli utenti di vedere tutte le informazioni di cui hanno bisogno nella forma più corretta, è supportato o integrato con dei software specifici per funzione. Le aziende si avvalgono perciò di una serie di strumenti tecnologici al fine di digitalizzare i processi di vendita e migliorare l’efficienza operativa.
Nell’articolo di oggi, andiamo a vedere quali sono gli strumenti necessari per la costruzione di un portale per le vendite professionale ed efficiente, facendo un po’ di chiarezza tra una giungla di acronimi e funzionalità.
Indice
- PIM (Product Information Management)
- DAM (Digital Assets Management)
- PDM (Product Data Management)
- CPQ (Configure, Price, Quote)
- DMS (Document Management System)
- CRM (Customer Relationship Management)
- BPMN (Business Process Model and Notation)
- OMS (Order Management System)
- BI (Business Intelligence)
- Conclusione
1. PIM (Product Information Management)
Cominciamo questa breve guida-glossario con il sistema che sta alla base di ogni piattaforma dedicata alla vendita e presentazione di prodotti. Il PIM software (Product Information Management) è una piattaforma che consente di raccogliere, organizzare e gestire in modo strutturato le informazioni di prodotto. Si concentra sulle informazioni di marketing e commerciali, tra cui le descrizioni, le caratteristiche e varianti (dimensioni, taglie, colori, …), prezzi, ecc.
Questo sistema permette inoltre di arricchire i dati con diversi livelli di accesso e di distribuirli in modo coerente su molteplici canali, tra cui siti web con cataloghi prodotti, e-commerce, app mobile, marketplace e altri punti di contatto.
Obiettivo del PIM
L’obiettivo di un software PIM è garantire che le informazioni sui prodotti siano accurate, aggiornate e coerenti su tutti i canali di vendita e marketing.
Alcuni dei vantaggi nell’utilizzare un PIM software dedicato o un portale B2B con PIM integrato sono:
- il miglioramento dell’accuratezza e della coerenza delle informazioni sui prodotti
- la riduzione del time-to-market grazie a processi di gestione delle informazioni più efficienti
- la facilitazione dell’espansione in nuovi mercati attraverso una gestione semplificata delle traduzioni e delle localizzazioni
- l’aumento della soddisfazione del cliente grazie a informazioni accurate e aggiornate.
2. DAM (Digital Asset Management)
Insieme al PIM, per presentare i prodotti nella maniera più adeguata attraverso i vari canali e strumenti di vendita, è pratica comune utilizzare un software DAM (Digital Asset Management). Questa piattaforma permette di archiviare, organizzare e distribuire contenuti digitali come immagini, video, documenti e altri file multimediali. Fornisce un repository centralizzato dove questi asset possono essere archiviati, organizzati e condivisi, facilitando l’accesso e l’utilizzo da parte dei vari reparti aziendali. Grazie al DAM, le aziende possono gestire in modo efficiente i propri asset digitali, garantendo un accesso controllato e una distribuzione ottimizzata ai vari canali di comunicazione.
Obiettivo del DAM
L’obiettivo principale di un DAM software è centralizzare e semplificare la gestione degli asset digitali, gestendo in maniera semplice i contenuti multimediali nei diversi canali.
Tra i vantaggi di un DAM software troviamo:
- il miglioramento dell’efficienza operativa grazie a un accesso rapido e facile agli asset digitali
- l’integrazione con il CMS (Content Management System)
- la garanzia di coerenza del brand attraverso l’uso controllato e approvato degli asset
- la facilitazione della collaborazione tra team interni ed esterni mediante una condivisione sicura degli asset.
3. PDM (Product Data Management)
Per completare i sistemi per la gestione dei dati di prodotto, proseguiamo con il PDM. Un sistema di Product Data Management è focalizzato sulla gestione dei dati tecnici e di progettazione dei prodotti. È essenziale per le aziende che sviluppano prodotti complessi, poiché consente di gestire i dati tecnici e ingegneristici, come disegni CAD, le versioni dei progetti, le distinte base (BOM) e specifiche di produzione. Il PDM è particolarmente utilizzato nei settori manifatturieri e dell’ingegneria, poiché aiuta queste aziende a gestire e versionare i dati tecnici e assicura che tutte le informazioni siano correttamente allineate tra i team di progettazione e produzione
Tra i principali vantaggi di un PDM software troviamo:
- la gestione delle distinte base
- il controllo delle revisioni e delle versioni dei prodotti
- l’integrazione con sistemi CAD e PLM (Product Lifecycle Management)
- la maggiore collaborazione tra i team di sviluppo
- la migliore gestione della documentazione tecnica.
4. CPQ (Configure, Price, Quote)
Una volta che si hanno a disposizione tutte le informazioni necessarie sui prodotti, è possibile installare un configuratore. Il CPQ (Configure, Price, Quote) è una soluzione che, a dispetto di quello che si pensa, permette di configurare non solo prodotti più o meno complessi, ma anche servizi, determinando prezzi in base a regole predefinite e generando preventivi accurati in tempo reale.
Questo strumento è particolarmente utile per le vendite B2B, dove i prodotti e i servizi possono avere numerose varianti personalizzabili. Si pensi, ad esempio ad un macchinario industriale, ad un pezzo d’arredo o a un gioiello: anche se appartenenti a diverse categorie merceologiche, tutti questi prodotti possono essere disponibili in diverse varianti, a seconda delle componenti che si inseriscono al suo interno. La stessa cosa è valida per formulare l’offerta commerciale di un servizio che propone diverse varianti, opzioni e moduli.
Obiettivo del CPQ
L’obiettivo del CPQ è automatizzare e ottimizzare il processo di vendita, riducendo gli errori nei preventivi e migliorando la velocità delle offerte.
Funzionalità principali:
- la configurazione guidata dei prodotti basata su regole predefinite per garantire opzioni valide e fattibili
- il calcolo dinamico dei prezzi tenendo conto di variabili come costi dei materiali, sconti e margini di profitto
- la generazione automatica di preventivi dettagliati e professionali
- l’integrazione con sistemi CRM ed ERP per una gestione fluida delle informazioni sui clienti e sugli ordini.
5. DMS (Document Management System)
Un DMS (Document Management System) è un sistema di gestione documentale che consente di archiviare, organizzare, gestire e tracciare i documenti digitali all’interno di un’organizzazione. Può gestire diversi tipi di documenti, tra cui contratti, ordini di acquisto e bolle di consegna, bilanci e rendiconti finanziari, disegni tecnici e modelli CAD (in combinazione con il PDM), specifiche di prodotto, cataloghi, materiali promozionali, listini prezzi, preventivi, ecc.
Obiettivo del DMS
L’obiettivo di un DMS è semplificare la gestione documentale, ridurre il rischio di perdita di dati e migliorare la produttività attraverso l’accesso rapido e sicuro ai documenti aziendali.
Tra i vantaggi di un DMS troviamo:
- la centralizzazione: tutti i documenti sono in un unico archivio digitale
- la sicurezza, con il controllo degli accessi
- la tracciabilità, grazie al versioning e alla gestione delle revisioni
- il recupero rapido dei documenti e la ricerca avanzata
- l’automazione dei flussi di approvazione
- l’eliminazione della documentazione cartacea.
6. CRM (Customer Relationship Management)
Procediamo questa carrellata di strumenti per eCommerce e portali B2B con quello che forse è il software più conosciuto e utilizzato: il CRM. Gestire i dati dei clienti è la base per poter costruire non solo strategie marketing e commerciali pre-vendita, ma anche post-vendita. Un software CRM (Customer Relationship Management) è dunque la piattaforma che permette di raccogliere e analizzare informazioni sui clienti (acquisiti e potenziali), gestire le interazioni con essi e migliorare le strategie di vendita e assistenza.
Un CRM più avanzato permette inoltre di creare e condividere con il team sia task semplici che sottoprocessi più complessi, coinvolgendo diversi reparti aziendali per garantire un flusso di lavoro efficiente. Inoltre, è possibile consultare lo storico delle attività per ciascun cliente, registrando ogni interazione (touchpoint). È possibile inserire note dettagliate dopo visite, chiamate o incontri, assicurando una gestione completa delle relazioni con i clienti.
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7. BPMN (Business Process Model and Notation)
Tutti questi strumenti che abbiamo visto finora permettono di digitalizzare e automatizzare alcuni processi (es. la generazione di preventivi, l’aggiornamento degli asset digitali, la creazione di un configurato, …). Ma come è possibile automatizzare i processi aziendali?
Con il BPMN.
Il BPMN (Business Process Model and Notation) è uno standard grafico utilizzato per rappresentare i processi aziendali in modo chiaro. Questa metodologia consente di visualizzare e ottimizzare i flussi di lavoro, migliorando la comunicazione tra i diversi reparti di un’organizzazione tramite la creazione di workflow che vanno ad indicare il processo per eseguire una determinata azione.
Obiettivo del BPMN
L’obiettivo del BPMN è fornire uno strumento visivo per modellare i processi aziendali, facilitando la loro analisi, ottimizzazione e automazione.
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8. OMS (Order Management System)
Ora che si dispone di tutti gli strumenti per presentare e gestire i prodotti, tracciare le interazioni con i clienti/lead e automatizzare i processi commerciali, entra in campo il sistema OMS (Order Management System), un software essenziale per la gestione degli ordini e delle vendite su un portale eCommerce B2B.
Un OMS consente di gestire l’intero ciclo di vita degli ordini, dalla ricezione fino alla consegna, ottimizzando le operazioni e sincronizzando tutti i canali di vendita e i magazzini. Grazie a questo sistema è possibile coordinare con maggiore efficienza la gestione degli ordini provenienti da diversi touchpoint (eCommerce, vendite dirette, marketplace, agenti commerciali) e garantire una visibilità in tempo reale sull’inventario.
Obiettivo del OMS
L’obiettivo principale di un Order Management System è quello di centralizzare la gestione degli ordini, riducendo errori, tempi di elaborazione e migliorando l’esperienza del cliente.
Tra le funzionalità e i vantaggi principali di un Order Management System troviamo:
- la gestione degli ordini omnicanale: integrazione con eCommerce, marketplace, negozi fisici e agenti di vendita
- il monitoraggio dello stato degli ordini: aggiornamenti in tempo reale per clienti e operatori
- l’automazione del flusso degli ordini: dalla ricezione alla fatturazione, fino alla spedizione
- l’integrazione con ERP e CRM: per un flusso di dati uniforme e senza errori.
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9. BI (Business Intelligence)
Infine, una volta organizzati i prodotti, i contatti e gli ordini, è arrivato il momento di analizzarli. E qui entra in gioco la BI. La BI (Business Intelligence) è un insieme di tecnologie e processi che consentono alle aziende di raccogliere dati provenienti da diverse fonti, analizzarli e visualizzarli in maniera intuitiva al fine di supportare le decisioni aziendali. I software di Business Intelligence trasformano grandi volumi di dati grezzi in informazioni utili, spesso presentate tramite dashboard interattive e report dettagliati. Si può, ad esempio, visionare quali prodotti sono i più performanti, in che area geografica, o quali agenti hanno chiuso più offerte, quante ce ne sono ancora di aperte, e così via.
Obiettivo della BI
L’obiettivo della Business Intelligence è migliorare la qualità delle decisioni aziendali, fornendo insights basati sui dati e permettendo di identificare trend, inefficienze e opportunità di crescita
Tra i vantaggi principali del modulo di Business Intelligence troviamo:
- l’analisi avanzata dei dati da più fonti
- la creazione di dashboard interattive e facilmente interpretabili
- una maggiore trasparenza e accessibilità dei dati aziendali
- l’ottimizzazione delle performance aziendali
- il supporto decisionale basato su dati concreti.
Conclusione
L’integrazione di questi moduli all’interno di un portale B2B consente alle aziende di ottimizzare i processi, migliorare la gestione delle informazioni e offrire un servizio più efficiente ai propri clienti. Comprendere le funzioni e le applicazioni di ciascuno di essi è fondamentale per implementare una strategia digitale efficace e competitiva.
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