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Tra e-commerce, CRM, ERP, il sistema di gestione ordini rappresenta un anello di congiunzione fondamentale per ottimizzare l’intero ciclo di vendita.

La gestione degli ordini rappresenta il cuore pulsante di qualsiasi operazione commerciale, dal momento in cui un cliente effettua un ordine fino alla sua ricezione. Questo processo è un fondamentale punto di contatto con il cliente e può influenzare profondamente l’esperienza complessiva di acquisto e la percezione del brand.

Le caratteristiche di un moderno sistema di Order Management System – OMS – sono progettate per affrontare le sfide del commercio omnicanale, dove i clienti interagiscono attraverso una varietà di canali, tra cui negozi fisici, e-commerce, social media e dispositivi mobili. Un OMS integra e sincronizza tutte queste interazioni, fornendo una visione chiara dell’inventario, delle vendite e dei dati dei clienti. Questo consente alle aziende di adattarsi rapidamente alle variazioni della domanda e di offrire un’esperienza di acquisto coerente e personalizzata, indipendentemente dal touchpoint con il cliente.

L’Order Management System (OMS) rappresenta una pietra miliare nella trasformazione digitale delle aziende, specialmente nel contesto B2B. Questo strumento avanzato non solo semplifica la gestione degli ordini, ma introduce anche una serie di funzionalità innovative che migliorano la produttività e la capacità di rispondere alle esigenze più profonde degli utenti. In questo articolo vediamo alcune funzionalità e caratteristiche di questo strumento.

Che cos’è un sistema di Order Management System?

Un Sistema di Gestione degli Ordini (OMS) è una struttura tecnologica che sovrintende e monitora le attività chiave della catena di approvvigionamento, dal momento in cui il cliente effettua l’acquisto fino alla consegna.

L’OMS offre notevoli vantaggi alle aziende, automatizzando i processi commerciali, migliorando la visibilità sulle informazioni e consentendo integrazioni rapide con altri sistemi coinvolti nel processo di vendita.

È importante fare una distinzione tra un OMS e un WMS (Warehouse Management System). Da un lato, l’OMS gestisce l’intero ciclo di vita dell’ordine attraverso diversi canali, mantenendo tracciabilità in tempo reale di documenti, inventario e informazioni sui clienti all’interno di un sistema centralizzato basato su cloud. Dall’altro, il WMS si concentra sulla gestione e l’ottimizzazione delle operazioni di magazzino, inclusi prelievo, imballaggio, spedizione e ricezione delle merci. Le soluzioni più moderne combinano funzionalità OMS e WMS in una piattaforma integrata e sincronizzata al sistema ERP.

Un portale di gestione ordini è uno strumento utile a clienti, venditori, rivenditori, customer service, agenti e a tutte le parti coinvolte nel processo di vendita e distribuzione.

• Per i clienti, offre la possibilità di monitorare lo stato degli ordini, accedere facilmente alla cronologia degli acquisti e comunicare eventuali richieste o modifiche.
• Per i venditori e rivenditori, semplifica la gestione di offerte e preventivi, migliora la visibilità delle scorte e consente di rispondere rapidamente alle richieste dei propri clienti.
• Il customer service beneficia di un portale centralizzato dove può gestire le richieste dei clienti, risolvere i problemi in modo più efficiente e mantenere un livello di servizio molto elevato.
• Gli agenti di vendita, infine, possono utilizzare il portale per ottenere informazioni aggiornate sui prodotti, gestire le loro commissioni e migliorare la loro attività sul campo.

Caratteristiche chiave

Integrazione e gestione unificata delle attività CRM

L’OMS si distingue per la sua capacità di integrarsi perfettamente con i sistemi di Customer Relationship Management (CRM). Questa integrazione consente una gestione unificata delle attività di vendita, fornendo una visione completa e aggiornata delle interazioni con i clienti. La raccolta centralizzata dei dati CRM permette alle aziende di tracciare ogni punto di contatto con il cliente, analizzando le preferenze e i comportamenti per offrire esperienze più personalizzate.

Le soluzioni più sofisticate permettono una gestione di molte attività CRM direttamente nella piattaforma vendite, come, ad esempio, l’inserimento e la consultazione dell’anagrafica cliente, la gestione dei task, la visione delle trattative vinte e perse e tutti i dati ad esse correlati. Questo permette agli utenti di lavorare più velocemente, inserendo i dati una sola volta e consultando le informazioni in modo pratico.

Semplificazione della gestione delle regole prezzo e configurazione offerta dinamica

Un portale di gestione ordini innovativo offre strumenti avanzati per la gestione delle regole prezzo e la configurazione delle offerte. Le logiche prezzi possono essere molto complesse e possono essere condizionate da vari fattori come la quantità ordinata, la regione geografica, lo storico degli acquisti del cliente e le condizioni di mercato. L’automazione di queste regole consente di applicare sconti e promozioni in modo coerente e tempestivo, evitando errori manuali che potrebbero compromettere la redditività.

Inoltre, la configurazione dinamica delle offerte permette di personalizzare le proposte commerciali in tempo reale. Se un cliente ha esigenze specifiche, il sistema può suggerire combinazioni di prodotti e servizi che rispondano a tali esigenze, migliorando l’efficacia delle trattative. Questo livello di personalizzazione è essenziale per competere in mercati altamente segmentati e con clienti sempre più esigenti.

Flessibilità, Multilingua e Multimercato

Per operare efficacemente in un contesto globale, le aziende necessitano di strumenti flessibili, in grado di supportare diverse lingue, mercati e valute. Un Order Management System multilingua facilita la gestione delle operazioni in Paesi con lingue e normative diverse, riducendo le barriere linguistiche e culturali. La capacità di operare in modalità multimercato consente di adattare rapidamente le strategie di vendita a livello locale, rispettando le specificità di ogni mercato.

La gestione dei ruoli e degli utenti è un altro aspetto cruciale. Un sistema per la gestione degli ordini avanzato offre la possibilità di definire ruoli e autorizzazioni specifiche per ciascun utente, garantendo che solo le persone appropriate possano accedere a determinate informazioni e/o azioni. Questo non solo migliora la sicurezza dei dati, ma anche l’operatività, poiché ogni utente dispone degli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro senza intoppi e informazioni che non sono di suo interesse.

Quote-to-Cash

Il ciclo quote-to-cash comprende tutte le fasi dalla creazione di un preventivo alla ricezione del pagamento. Un Order Management System (OMS) integrato automatizza la generazione dei preventivi, applicando regole di prezzo e configurazioni dinamiche in base alle esigenze del cliente. Una volta accettato il preventivo, il sistema genera automaticamente l’ordine e lo invia al reparto logistico per l’evasione.

Integrazione con la logistica e analisi evadibilità ordini

L’integrazione con i sistemi logistici WMS consente una gestione fluida delle spedizioni. L’OMS può monitorare lo stato degli ordini in tempo reale, aggiornando automaticamente i clienti riguardo alla posizione dei loro prodotti. Questa trasparenza migliora la customer experience e riduce i tempi di consegna. Le soluzioni più sofisticate prevedono moduli di analisi di evadibilità del portafoglio ordini che permettono di visualizzare in tempo reale le transazioni da ogni canale e le disponibilità merce presenti e future al fine di stilare piani di consegna molto accurati.

Elaborazione dei dati e reportistica con Amazon Quicksight

L’OMS non si limita alla semplice gestione degli ordini, ma include anche strumenti avanzati per l’elaborazione dei dati e la reportistica. Amazon Quicksight ad esempio, integrato nell’OMS, consente di visualizzare e analizzare i dati in modo intuitivo e interattivo. Questo facilita la creazione di report dettagliati e personalizzati sulle performance di vendita, permettendo ai manager di prendere decisioni informate e di monitorare efficacemente l’andamento delle attività commerciali.

Gestione ottimizzata delle ricerche on site

Un’altra caratteristica distintiva dei sistemi di gestione ordini è la capacità di gestire ricerche on-site su vasti database di prodotti in pochi millisecondi. Questa funzionalità è fondamentale per le aziende con un assortimento ampio e variegato, permettendo ai team di vendita di accedere rapidamente alle informazioni necessarie sui prodotti durante le trattative con i clienti. 

La velocità e l’accuratezza delle ricerche consentono di rispondere prontamente alle richieste, contribuendo alla creazione di esperienze di acquisto più fluide e soddisfacenti.

Add on specifici

Una soluzione di Order Management System può integrare add-on specifici per soddisfare appieno le necessità degli utenti, offrendo una vasta gamma di funzionalità avanzate. 

Tra questi, uno dei più rilevanti è il configuratore CPQ (Configure, Price, Quote), che consente alle aziende di gestire configurazioni complesse di prodotti, stabilire prezzi in base a regole definite e generare preventivi accurati e personalizzati per i clienti. Questo strumento è particolarmente utile per le imprese che offrono prodotti personalizzabili, permettendo di automatizzare un processo spesso complesso e soggetto a errori.

La gestione delle tavole ricambi (spare parts) è un altro add-on essenziale, soprattutto per le aziende che operano nel settore manifatturiero o nella distribuzione di componenti tecnici. Questo modulo consente di visualizzare e gestire facilmente i ricambi necessari per la manutenzione o la riparazione dei prodotti, facilitando la ricerca e l’ordinazione di parti specifiche. La disponibilità di tavole ricambi dettagliate aiuta a ridurre i tempi di fermo macchina e a migliorare la gestione dell’inventario.

La visualizzazione in AR (Realtà Aumentata) del prodotto a catalogo rappresenta un’innovazione che può trasformare radicalmente l’esperienza di acquisto. Utilizzando la realtà aumentata, i clienti possono visualizzare i prodotti in un ambiente reale attraverso i loro dispositivi mobili, ottenendo una percezione più accurata delle dimensioni, dell’aspetto e delle funzionalità del prodotto. Questo add-on aumenta l’engagement del cliente e riduce il rischio di resi dovuti a discrepanze tra le aspettative e la realtà del prodotto.

La gestione di tutte le informazioni legate ai prodotti è fondamentale per fornire un servizio di alta qualità. Un Order Management System (OMS) con un modulo dedicato può centralizzare tutte le informazioni rilevanti sui prodotti, incluse descrizioni dettagliate, specifiche tecniche, manuali utente e immagini. Questo facilita la consultazione e garantisce che i clienti abbiano accesso a informazioni accurate e aggiornate, migliorando la loro esperienza complessiva.

La proposta di sostitutivi e alternativi è un’altra funzionalità chiave. Quando un prodotto non è disponibile, il sistema può suggerire automaticamente alternative o sostituti che soddisfano le stesse esigenze del cliente. Questo non solo evita la perdita di vendite, ma permette di offrire soluzioni immediate.

Infine, la gestione dei kit attraverso selezione o drag and drop è un add-on che semplifica la creazione di pacchetti di prodotti personalizzati. Gli utenti possono combinare facilmente diversi articoli per creare un kit, utilizzando una semplice interfaccia di selezione o trascinamento. Questa funzionalità è particolarmente utile per le aziende che vendono bundle di prodotti od offrono sconti su combinazioni specifiche, aumentando il valore medio delle vendite.

Conclusione

Ogni impresa ha esigenze di processo e funzionali differenti, per dimensioni e struttura aziendali, tipologia di cliente, prodotto venduto e altri fattori. Per questo motivo, un sistema di Order Management System (OMS) deve essere flessibile e scalabile, in grado di adattarsi alle specifiche necessità. Un OMS ben implementato non solo migliora l’efficienza operativa e riduce i tempi di gestione degli ordini, ma garantisce un’esperienza d’acquisto fluida e trasparente.

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