Data di scadenza, termine minimo di conservazione, vita del prodotto.

La shelf life nella tua supply chain.

Il termine “Shelf life” – letteralmente tradotto con “vita di scaffale” – sta ad indicare il periodo di vita di un prodotto, dalla sua produzione alla vendita, durante il quale deve rimanere intatta e inalterata la sua qualità, per garantire che non ci sia alcun rischio per il consumatore finale.

Quando ci troviamo tra le corsie di un supermercato o più generalmente, quando acquistiamo un prodotto, prestiamo sempre molta attenzione alla data di scadenza, soprattutto quando si tratta di generi alimentari. A sua volta, il negozio e le catene di distribuzione, per assicurare la vendita dei propri prodotti e ridurre di conseguenza gli sprechi, devono imporre dei vincoli ai propri fornitori.

Molte aziende sono legate al concetto di deperibilità dei prodotti: dopo qualche tempo infatti questi non possono più essere venduti ai clienti per deterioramento della qualità, motivi di sicurezza ecc. L’esempio più noto lo troviamo nell’industria alimentare, ma anche molti altri settori come quello farmaceutico e chimico sono coinvolti, data la natura deperibile dei loro prodotti.

Per i fornitori della grande distribuzione organizzata e per tutte le aziende che vendono merce con data di scadenza, la gestione della shelf life assume un ruolo fondamentale. Questa si applica a partire da un lotto di produzione e tiene conto, con riferimento alla data di scadenza, della vita residua del prodotto  (tempo dato dalla differenza tra la data attuale e quella di scadenza) e del termine minimo di conservazione.

È importante fare una distinzione tra la “data di scadenza” che i consumatori vedono quando acquistano prodotti alimentari (o farmaceutici, cosmetici…) in un negozio e il “termine minimo di conservazione” richiesto dai clienti B2B nella catena di fornitura.

Il termine minimo di conservazione (TMC) nei prodotti viene identificato con la dicitura “da consumarsi preferibilmente entro il…”. Il TMC è la data fino alla quale un prodotto alimentare conserva le sue proprietà specifiche, se correttamente conservato. I prodotti che hanno raggiunto o superato il TMC, non sono dannosi per la salute dei consumatori e possono quindi essere ancora consumati e donati (non venduti) a chi ne ha bisogno.

La data di scadenza invece, definisce un periodo entro il quale un alimento/prodotto deve essere tassativamente consumato. Riguarda tutti i prodotti che, se vengono consumati oltre questa data, potrebbero causare rischi per la salute dei consumatori.

I clienti possono avere requisiti di durata di conservazione diversi. Un grande cliente può richiedere una maggiore durata di conservazione a causa del suo potere contrattuale: è quindi fondamentale gestire requisiti di shelf life differenti.

Pertanto, un cliente B2B (negozio, rivenditore, grande distribuzione) quando effettua l’ordine di prodotti caratterizzati da data di scadenza al fornitore, potrebbe richiedere un minimo di giorni aggiuntivi rispetto alla loro vita residua, per avere abbastanza tempo per venderli prima della loro scadenza.

Vediamolo più nel dettaglio.

Un negozio, ad esempio, potrebbe chiedere al suo fornitore che al momento della consegna i prodotti abbiano una vita residua superiore a quindici giorni. 

Nella gestione logistica, il controllo della shelf life viene svolto dal warehouse management system in due momenti differenti:

– in fase di ricezione merci avviene un controllo relativo alla vita residua del prodotto. Vengono definite delle regole precise legate al tempo di vita del prodotto e sulla base di queste vengono gestite le attività di picking. Ad esempio, se un cliente (o una categoria di clienti) accetta solo prodotti con una vita residua di un determinato numero di giorni o mesi, l’operatore può accettare solamente la merce che rispetta questo vincolo. Il personale di magazzino quindi, guidato dal WMS, non può accettare la merce che non rispetta i vincoli preimpostati. 

– in fase di uscita merci, soprattutto per le aziende operanti con la GDO, avviene un controllo che riguarda le date di scadenza rispetto all’ultima spedizione. Ad esempio, se oggi viene spedito un lotto di prodotti con scadenza Aprile, al prossimo ordine vanno spediti solo lotti con scadenza successiva ad Aprile. Di fatto non è possibile spedire merce che abbia scadenza antecedente rispetto all’ultimo invio: la data di scadenza dovrà essere sempre più avanti nel tempo rispetto alla precedente.

Il WMS si occupa della gestione vincolata all’ultima consegna, controllando che nelle spedizioni precedenti non siano stati inviati prodotti che scadevano prima di quelli che sto per spedire.

Queste impostazioni, definite nel WMS (che comunica con il sistema ERP), consentono di controllare e spedire sempre i lotti corretti. Ci sono clienti per i quali può valere il primo vincolo, per altri il secondo, nessuno o entrambi.

È possibile parametrizzare a sistema regole su ogni singolo cliente, come “spedizione consentita solamente per prodotti con vita residua del 65%”, in questo modo, un prodotto con 180 giorni di vita, potrà essere spedito solo entro 63 giorni (così chi lo riceve avrà un prodotto con vita residua di 117 giorni, pari appunto al 65% della sua vita totale).

Altro aspetto da considerare di primaria importanza è la vita minima spendibile: mentre la shelf life può essere valida ed applicata solo per un certo numero e tipo di clienti, la vita minima spendibile riguarda tutti. Questo controllo consente di non spedire a nessuno prodotti troppo prossimi alla scadenza.

Agli operatori di magazzino non può essere delegata la memoria di queste informazioni perché rischiano di commettere errori e generare danno all’azienda. Basti pensare alla GDO che nel caso in cui riceva un lotto che non rispetta i propri vincoli contrattuali, non solo restituisce e non paga la merce ricevuta, ma richiede anche la penale sul danno subito in termini di tempo di verifica e rispedizione del lotto non conforme. Da episodi come questo, possono scaturire danni economici molto importanti.

Questa considerazione va fatta sia per le merci in uscita sia per le merci in entrata, come per le aziende che svolgono attività di compravendita. Anche in questo caso, avviene un controllo in fase di ricezione merce e non è l’operatore che si deve accorgere della scadenza troppo ravvicinata. È sempre il sistema WMS a rilevare la non conformità e avvisa immediatamente che tale lotto non può essere accettato.

Applicando tutti questi controlli, grazie alla gestione della shelf life, viene garantita la ricezione/spedizione di lotti sempre corretti e coerenti con le regole interne o imposte dal cliente.

Il controllo della shelf life, può essere impiegato non soltanto nella fase operativa, ma anche nella fase preventiva, laddove sia presente un pianificatore evadibilità ordini. Nell’analizzare il portafoglio ordini aperti quindi, vengono fornite le disponibilità in funzione dei vincoli di shelf life – in caso contrario, l’ufficio vendite potrebbe vedere un prodotto come “disponibile”, fornire una data di consegna al proprio cliente, per poi doverla rettificare nel momento in cui l’addetto di magazzino comunica che tale prodotto non è prelevabile secondo il vincolo di shelf life.

Come detto sopra, il concetto di shelf life non viene applicato soltanto al settore dell’industria alimentare, ma anche in aziende che commerciano materiali edili o qualsiasi tipo di merce deperibile nel tempo, che può essere più o meno lungo.

Per esempio, nel settore della ferramenta ed edilizia, i siliconi hanno una data di scadenza ed è importante che il prelievo ne tenga conto (la logica FEFO – First Expired First Out –  garantisce il prelievo del prodotto con data di scadenza più vicina: un operatore infatti potrebbe optare per prendere il pallet più vicino e magari con date di scadenza più lunghe).

Attraverso un WMS integrato, che gestisce tutti questi aspetti, è possibile monitorare tutte le operazioni ed effettuare delle analisi per migliorare le performance future. Si possono generare dei report sulle quantità di prodotti scartati per raggiunta data di scadenza, verificare che non ci siano degli acquisti ricorrenti da modificare o errori di produzione, o se ci sono articoli che scadono più e più volte.

Sommario

La gestione della shelf life e la pianificazione avanzata richiedono il giusto processo e gli strumenti giusti a supporto. Se lo fai bene, sono numerosi i vantaggi:

• inventario più equilibrato
• riduzione degli scarti per scadenza
• miglioramento della sostenibilità nella supply chain
• prestazioni di consegna migliori
• trasparenza e maggiore efficienza tra diversi reparti (es. vendite e magazzino)

La gestione di tutti questi fattori può risultare davvero complessa in particolar modo per i fornitori della grande distribuzione organizzata vincolati da accordi distributivi: qualcosa può sempre sfuggire se non si ha a disposizione un sistema integrato e parametrizzato a seconda dei propri flussi.

La tua azienda gestisce la shelf life alimenti (o di altri prodotti)? Il sistema WMS risponde adeguatamente a tutti i vostri flussi? Se desideri massimizzare l’efficacia del tuo sistema logistico o del software con lo shelf life, richiedi la consulenza gratuita di un nostro esperto.