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Il periodo natalizio rappresenta una sfida significativa per molte aziende, specialmente quelle coinvolte in processi complessi come la gestione degli ordini (ricevuti da diversi canali come l’e-commerce, i social media, la rete agenti, …) e la logistica che ne deriva. L’aumento delle transazioni, la pressione sui tempi di consegna e la gestione delle scorte richiedono una pianificazione accurata e soluzioni innovative per poter essere gestite nella maniera più efficiente possibile, in modo da non disattendere le aspettative dei consumatori.

In questo contesto, un’operatività fluida dei reparti e la comunicazione tra quello commerciale e logistico risulta cruciale per una buona riuscita delle operazioni natalizie, per affrontare le sfide e massimizzare le opportunità di questo periodo.

Quali sono le sfide delle vendite nel periodo natalizio? Come si può ottimizzare la logistica per avere successo? Lo spieghiamo in questo articolo.

Caratteristiche chiave della gestione dei processi aziendali durante il Natale

Quando si avvicina il Natale, molte aziende iniziano a ri-programmare i reparti commerciale e logistico per affrontare l’aumento delle vendite. Prima di analizzare le soluzioni che ottimizzano i processi aziendali durante il periodo natalizio, occorre però esaminare che cosa avviene e quali effetti provoca.

I due macro problemi

Picchi di ordini e variazioni della domanda

Come durante ogni festività, ma in particolare quella del 25 dicembre, caratterizzata dallo scambio di regali, le aziende sperimentano picchi improvvisi nelle richieste di acquisto in un breve periodo di tempo. Questa situazione, se non gestita in modo efficiente, può portare a sfide sostanziali sia nella gestione degli ordini che in quella del magazzino.

Con l’aumento della domanda, la pressione su quest’ultimo diventa palpabile, rischiando di innescare una serie di problemi logistici, talvolta critici.

Rapidità di preparazione e consegna degli ordini

Le consegne veloci diventano ancora più cruciali in questo periodo perché nessuno vuole rimanere senza regali a Natale. Una logistica che sia efficiente è fondamentale per rispettare i tempi di consegna, ed è quindi indispensabile accelerare la preparazione e la spedizione degli ordini.

Se l’industria della catena di approvvigionamento (supply chain) funziona senza intoppi, i consumatori possono avere accesso ai beni e servizi di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, specialmente durante le festività. Tuttavia, qualsiasi interruzione può causare disagi a molti.

Scaffali vuoti, regali festivi in ritardo e ordini in sospeso potrebbero causare non solo insoddisfazione nei clienti, ma anche perdite di vendite e calo della reputazione.

Le conseguenze

Da questi due macro-problemi possono derivare alcune conseguenze, che possono essere “catastrofiche” in un periodo in cui tutti gli ordini effettuati online o tramite rete vendita devono tassativamente arrivare nelle case degli acquirenti entro una data specifica, il 24 dicembre. Tra le conseguenze più rischiose troviamo:

• Maggiore probabilità di errori. La gestione manuale degli ordini può portare a errori critici, soprattutto se l’infrastruttura di ricezione (rete agenti, strumenti cartacei, strumenti digitali o e-commerce) non è predisposta ad un cambio rispetto all’andamento abituale. Quando si intensifica il volume di attività, inoltre, è possibile che dal lato logistico si verifichino errori durante il picking, creando così ordini errati o ritardi nelle spedizioni.

• Ritardi nelle spedizioni. I ritardi non possono essere contemplati nel periodo natalizio, principalmente per due motivi. Il primo è che a parità di prodotto, il cliente sceglierà il (ri)venditore online che gli garantirà una consegna tempestiva, impattando così negativamente il business che non riesce ad offrire il servizio. Il secondo, invece, consiste nella soddisfazione vera e propria del cliente (customer satisfaction). Se al momento dell’acquisto viene promessa una data di consegna precisa, o uno slot temporale, questa non deve essere disattesa, pena la delusione e frustrazione del consumatore che può causare il non ritorno per acquisti futuri. I ritardi nelle spedizioni sono uno degli effetti negativi principali, poiché la necessità di soddisfare rapidamente un elevato volume di ordini può mettere a dura prova le capacità di picking, packing e spedizione. 

• Prodotti “non disponibili”. Se la piattaforma online non comunica con il WMS per raccogliere informazioni circa le disponibilità dei prodotti, è molto probabile che il sito ne permetta l’acquisto, anche se in realtà gli esemplari sono già esauriti. Una cattiva gestione delle scorte comporta dunque il rischio di rotture di stock e diventa una preoccupazione significativa, in quanto la domanda superiore alle previsioni potrebbe esaurire rapidamente le scorte disponibili e causare disguidi o rallentamenti nell’intero processo.

Le soluzioni

Gestione dell’e-commerce

Con l’aumento degli acquisti online, la gestione delle vendite nel periodo natalizio tramite e-commerce assume un ruolo essenziale. Una piattaforma per le vendite B2B (e B2C) robusta può gestire grandi volumi di ordini, automatizzando il processo di generazione dei preventivi, l’elaborazione degli ordini e la fatturazione. Il tutto attraverso l’utilizzo della tecnologia BPMN (Business Process Management), che permette la creazione di flussi di lavoro personalizzati.

Inoltre, essendo il portale collegato al WMS, consente un adattamento tempestivo delle disponibilità, evitando sovra stock o carenze di prodotti. In questo modo, gli utenti vedranno disponibili solamente gli articoli acquistabili e, nel caso di scorte ridotte, potranno vedere quanti esemplari sono rimasti nel magazzino.

Una soluzione di e-commerce avanzata, permette anche la configurazione di prodotti, rendendoli personalizzabili secondo le preferenze dei clienti e aggiungendo un tocco speciale in più nei regali per i propri cari.

Il configuratore commerciale, specifico per tipologia di prodotto venduto e integrato al sistema ERP, potenzialmente molto complesso nella sua architettura informatica, ma progettato per un utilizzo estremamente semplice da parte dell’utente, permette di generare quotazioni in tempo reale, e, seguendo il flusso approvativo preimpostato, inviarle direttamente in produzione, velocizzando i tempi di realizzazione e consegna.

Infine, la piattaforma B2B automatizza il processo, riducendo al minimo gli errori umani e migliorando l’accuratezza dell’elaborazione degli ordini.

Gestione della logistica

Un’ottima gestione della logistica nel periodo natalizio è forse il punto chiave dell’intero processo. L’inventario subisce un enorme impatto durante le festività e la tempestività nelle consegne è cruciale. Inoltre, i prodotti possono esaurire e la loro collocazione deve facilitare le attività di magazzino, come il picking, in modo tale che i prodotti più “gettonati” siano più facilmente raggiungibili degli altri al fine di accelerare le operazioni.

È perciò necessario monitorare tutti questi aspetti e ri-adattare i propri processi in occasione di questo periodo intenso.

Per ultimo, ma come visto in precedenza assolutamente non in ordine di importanza, c’è l’accurata pianificazione delle date di consegna. Per garantire questo risultato, è fondamentale dotare il proprio WMS di un pianificatore che elabora in tempo reale i fabbisogni e le disponibilità immediate e future occupandosi di dominare tutte le variabili in gioco con lo scopo di proporre date di consegna ragionevoli e fattibili.

Le date confermate costituiscono poi il fondamento del piano di consegna aziendale, consentendo a tutti i dipartimenti (commerciale, produzione, acquisti, spedizioni) di collaborare sinergicamente verso un obiettivo comune. Questa collaborazione unificata mira a conferire solidità e certezza all’accordo stipulato con il cliente, garantendo un processo di consegna efficiente e senza intoppi.

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Affrontare con successo questa fase che segna la chiusura dell’anno richiede non solo una gestione attenta degli ordini e delle scorte ma anche l’implementazione di strategie efficaci per evitare o mitigare i potenziali ostacoli.

L’automazione dei processi di gestione degli ordini, l’utilizzo di tecnologie avanzate, la gestione del magazzino nel periodo natalizio e l’ottimizzazione del layout di quest’ultimo possono contribuire a mantenere la fluidità delle operazioni, assicurando che i clienti ricevano i loro ordini in tempo e senza inconvenienti, e possano festeggiare così il Natale in piena serenità.

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