Tempo di lettura: 4 minuti 

Il ciclo attivo di vendita, dalla raccolta del contatto all’incasso.

Soluzioni QTC/Q2C, che cosa sono e quali vantaggi apportano.

Il “quote-to-cash” (spesso indicato con QTC o Q2C) è un processo aziendale che riguarda tutte le attività necessarie a trasformare una proposta commerciale in una transazione finanziaria effettiva. Questo processo comprende la creazione di offerte, la trattativa, la fatturazione e la riscossione del pagamento da parte del cliente. Il termine “quote-to-cash” viene utilizzato per indicare le piattaforme software che supportano e automatizzano queste attività.

Una soluzione QTC permette di gestire tutti i dati di clienti e prospect, di elaborarli e di aggiornarli in tempo reale, per consentire ai team di vendita di coinvolgere il proprio target in modo più efficace, ridurre gli errori e migliorare la capacità di reporting.

Nel percorso di digitalizzazione che sta interessando le aziende ormai da diversi anni, il Q2C si sta configurando come una vero percorso di change management, che permette di ottenere un impatto positivo sia in termini di produttività aziendale che di soddisfazione del cliente. Un’opportunità mirata alla competitività, ma allo stesso tempo, uno strumento “empatico” verso l’utente e a supporto del cambiamento tecnologico. Si tratta infatti di una soluzione intuitiva, sviluppata per guidare l’utente in ogni fase del suo lavoro, consentendogli di utilizzare un’unica piattaforma per tutte le sue attività di vendita.

In un mercato sempre più competitivo, le soluzioni QTC possono aiutare le aziende a differenziarsi dalla concorrenza e a migliorare la loro competitività. Vediamo più nel dettaglio in che modo diventano parte integrante della strategia di business.

Indice

• Le fasi del processo Quote-to-Cash
• In sintesi: Quali sono i vantaggi del processo Q2C?
• ShowK Soluzione Quote-to-Cash

Le fasi del processo Quote-to-Cash

1- Gestione dei lead e delle opportunità

Nei tradizionali processi quote-to cash, il primo passaggio riguarda tipicamente la selezione o la configurazione del prodotto. Tuttavia, è possibile implementare funzionalità e integrazioni avanzate che consentono di gestire la fase precedente, ovvero la generazione dei lead, l’organizzazione dei task sui clienti e la gestione delle opportunità. 

Un processo “lead-to-cash”, che ingloba dunque tutte le funzionalità CRM, necessarie per gestire al meglio tutte le opportunità commerciali.

La parte CRM, in una piattaforma quote-to-cash, permette all’utente non solo di inserire e visionare i dati sul proprio cliente (storico ordini, pagamenti, insoluti, preferenze di acquisto, note di vario tipo, indirizzi particolari, ecc.), ma anche di organizzare e automatizzare le attività grazie ai task, utilizzabili anche per gestire processi articolati che coinvolgono diversi reparti/utenti.

Tutte le funzionalità CRM possono essere customizzate all’interno del QTC, a seconda delle esigenze e dei flussi aziendali. In questo modo si può creare un workflow operativo che non subisce interruzioni, velocizzando il processo di vendita ed eliminando al contempo errori “manuali” o inefficienze di comunicazione.

Grazie alle dashboard configurabili nelle schede cliente, oppure ai KPI misurabili per gli utenti, è possibile elaborare una strategia commerciale basata sui dati e visionare i risultati, intervenendo nelle aree dove risulta necessario e individuando le opportunità di vendita in modo proattivo.

2- Selezione o configurazione del prodotto

La seconda fase del processo quote-to-cash inizia con la configurazione dell’offerta, che può avvenire mediante la selezione di articoli puntuali attraverso un catalogo digitale o pdf cliccabile, oppure attraverso il configuratore di prodotto CPQ, che permette di generare configurazioni di prodotti/servizi più complessi in pochi minuti. In questo modo si abbatte il margine di errore derivante dalla selezione di optional incompatibili: il sistema supporta dinamicamente l’utente nell’inserimento di una configurazione sempre valida.

Il CPQ, all’interno di una piattaforma QTC, può essere di vario tipo: acquisto mediante selezione di optional, acquisto in griglia (taglia/colore..), acquisto da esploso (tipicamente per la vendita di ricambi), configuratore grafico 2D o 3D, configuratore BOM (distinta base). Il CPQ è in grado di gestire configurabili complessi con generazione di distinte e cicli di produzione, di gestire flussi di approvazione/modifica nel caso di richieste personalizzate da parte del cliente, sempre nel rispetto di vincoli, prezzi, producibilità e disponibilità.

3- Prezzi

Nella fase di definizione del prezzo, uno strumento QTC permette di fornire alla rete vendita listini, sconti e promozioni sempre aggiornati e specifici per cliente. Grazie alla gestione integrata del back office amministrativo, l’area commerciale può definire campagne di vendita, promo e canvass per cliente, per prodotto o gruppi di prodotti, un tema particolarmente interessante per le aziende che operano con la grande distribuzione organizzata. Una soluzione così integrata fornisce informazioni all’utente in tempo reale, suggerimenti su eventuali incentivi applicabili per concludere la vendita e calcolando ad ogni modifica il suo margine redditizio. Le strategie di prezzo dinamico possono tenere in considerazione degli indici di mercato correnti, che possono causare fluttuazioni del costo delle materie prime. 

I report finanziari legati all’anagrafica consentono di comprendere eventuali situazioni di rischio e la capacità di spesa del proprio cliente, per evitare di superare un certo limite di insolvenza. 

Affidandosi a tutte queste capacità, le realtà B2B possono migliorare le prestazioni delle proprie trattative su tutti i canali di vendita, incentivando allo stesso tempo gli acquisti e massimizzando la redditività, mitigando i rischi aziendali.

Gli strumenti configure-price-quote CPQ integrati in una piattaforma QTC, consentono di offrire ai propri clienti i prodotti giusti, al momento giusto, al prezzo più adeguato.

4- La quotazione

La quarta fase in un processo quote-to-cash, si traduce nella chiusura della quotazione. Questo passaggio può includere una serie di azioni come l’inserimento di note particolari, la gestione di termini e condizioni (sulla contrattualistica, per l’approvazione di termini e condizioni legali, si può prevedere l’apposizione della firma grafometrica).

Le quotazioni così generate possono contenere migliaia di righe ed essere corredate da allegati tecnici, documenti di vario tipo come disegni, distinta base ecc.

Come per l’impostazione dei task, visti in precedenza nella fase di gestione cliente, anche i documenti possono seguire un flusso automatizzato definito dall’organizzazione: una volta chiuso, il documento può essere trasmesso al cliente via email, e automaticamente al customer care per approvazione, o direttamente al sistema ERP. Il business-process-management, integrato all’interno del QTC permette di definire tutti i flussi e gli automatismi che il documento deve seguire, affinché l’ordine venga processato nel modo più efficiente possibile.

5- La contrattualistica

Come sopra accennato, all’interno del Q2C può essere prevista la gestione del contratto. Questa integrazione garantisce che la rete vendita raccolga l’accettazione di condizioni o accordi di vendita, termini e clausole legali legati al prodotto o al servizio offerto. La contrattualistica digitale elimina la necessità di spostamenti fisici ed abbatte i costi di gestione dei documenti, offrendo inoltre una maggiore tracciabilità e sicurezza oltre che un rapido accesso all’archivio documenti, semplificando notevolmente le attività correlate.

6- Evasione dell’ordine

Dopo aver concluso il contratto o la trattativa, l’ordine viene elaborato per consegnare tempestivamente i prodotti al cliente. Una soluzione quote-to-cash consente al reparto commerciale o al venditore stesso, di visionare lo status dell’ordine, l’eventuale data di consegna in funzione delle disponibilità, valutando tutte le modifiche o i requisiti prima di consegnare i prodotti finali ai clienti (ad esempio “pagamento ricevuto” per ordini con pagamento anticipato, o “saldo insoluti” per cliente bloccato, …). Possono essere attivate anche delle notifiche che informano l’utente di ogni cambio di stato all’interno del processo predefinito.

7- Fatturazione

Il passaggio successivo prevede l’emissione della fattura e l’invio al cliente della copia di cortesia. Nel processo quote-to-cash, tutte le informazioni riguardanti la fatturazione vengono automaticamente trasferite alla contabilità, grazie all’integrazione con il sistema informativo aziendale (ERP). La sede amministrativa può così fare rapidamente riferimento ai contratti e alle informazioni di fatturazione per essere più efficace quando viene rinnovato un contratto o sono presenti delle attività ricorrenti.

8- Modifiche e rinnovi

Il passaggio finale prevede la gestione delle entrate ricorrenti. I rappresentanti di vendita spesso devono apportare modifiche agli accordi o ai contratti che definiscono i prezzi. L’integrazione di una soluzione Q2C consente di automatizzare questo passaggio e di risparmiare tempo, eliminando la possibilità di errori. Le soluzioni Q2C avanzate consentono agli incaricati di apportare modifiche rapide a contratti singoli o multipli contemporaneamente. Questo accelera notevolmente il tempo necessario per apportare delle modifiche quali variazioni di prezzo su accordi e contratti di vendita esistenti.

Oltre a facilitare il processo di modifica, le soluzioni Q2C possono anche automatizzare il processo di rinnovo canoni e/o abbonamenti (interessante ad esempio per la vendita di software-as-a-service), assicurando così che i venditori dispongano delle informazioni più aggiornate insieme a strumenti di analisi che permettono di rinnovare gli accordi commerciali in una posizione favorevole sia per il cliente che per l’azienda stessa.

In sintesi: Quali sono i vantaggi del processo Q2C?

In sintesi, una soluzione quote-to-cash offre automazione, visibilità, produttività, riduzione dei costi e maggiore soddisfazione dei clienti, aiuta le aziende a gestire l’intero ciclo attivo di vendita, a partire dal primo contatto con il potenziale cliente.

Una soluzione quote-to-cash offre i seguenti vantaggi:

• Gestione completa del processo di vendita
• Flussi di lavoro customizzabili in autonomia
• Migliore visibilità
• Aumento della produttività
• Riduzione dei costi
• Maggiore soddisfazione dei clienti
• Automazione dei cicli di approvazione
• Eliminazione di errori su ordine e/o fatture
• Processo di rinnovo rapido e automatizzato
• Utilizzo di un’unica piattaforma, completa di CRM, integrata al sistema ERP

SHOWK Soluzione Quote-to-Cash

A prescindere dal fatto che la tua rete commerciale stia creando preventivi per la vendita di prodotti, offrendo dei pacchetti di abbonamento o negoziando accordi contrattuali, le soluzioni QTC possono supportare qualsiasi modello di vendita. La nostra piattaforma SHOWK, completa di CRM, accelera il processo dalla generazione del lead al preventivo, fino all’ incasso, offrendo funzionalità potenti ed intuitive per automatizzare le attività e personalizzare il percorso di acquisto.

Vuoi conoscere maggiormente le potenzialità del QTC per il tuo business? Prenota una demo gratuita e senza impegno!