Configure Price Quote Software: tutto ciò che c’è da sapere
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Guida all’adozione di un CPQ per migliorare configurazione, pricing e preventivazione commerciale, in modo preciso e scalabile
Configurare prodotti complessi, applicare la logica di prezzo corretta, generare offerte chiare e coerenti: in molte aziende che operano nel B2B questa non è un’operazione da pochi minuti.
Richiede tempo, esperienza, controllo delle variabili. E spesso, richiede anche numerosi passaggi manuali e che coinvolgono molteplici reparti, rallentando la forza vendita sull’uscita di offerte e preventivi, con un aumento del rischio di errore.
Il CPQ (Configure Price Quote) nasce proprio per rispondere a questa complessità. Automatizza ciò che prima veniva gestito con fogli Excel, email e continui scambi tra reparti. E permette sia a chi vende che a chi compra di configurare prodotti, servizi e quindi offerte su misura in modo guidato, rapido e coerente con le regole aziendali.
Ma non è solo una questione di velocità. Un buon sistema CPQ migliora la qualità delle offerte, previene incoerenze tecniche o sconti fuori soglia, e contribuisce a costruire un’esperienza cliente più solida e professionale.
Questo articolo si propone come una mini guida per aiutarti a comprendere meglio significato, utilità e ambiti di applicazione dei software per la configurazione di prodotti e offerte: i software CPQ.
Indice:
Cos’è un CPQ?
Partiamo dalla definizione. Un CPQ – acronimo di Configure Price Quote – è una piattaforma che guida passo passo l’utente (cliente o venditore) nella configurazione di prodotti o servizi, applica e incrocia regole di prezzo, sconti, compatibilità tecniche e compliance, generando documenti di offerta precisi e coerenti, nonché prodotti già pronti e validati per la produzione.
La forza del CPQ è duplice: da un lato accelera il processo commerciale riducendo la necessità di passaggi manuali (numerosi scambi di email, approvazioni da vari reparti, fogli Excel) prevenendo errori e garantendo coerenza tra quanto proposto e quanto effettivamente producibile. Grazie al CPQ, infatti, si arriva a un preventivo finito in pochi clic.
Dall’altro, invece, il configuratore rende il processo robusto. Ogni modifica a un componente o a una regola di sconto viene subito recepita dal sistema, che ricalcola in tempo reale prezzo, disponibilità e compatibilità tecnica, al fine di creare configurazioni sempre valide. E lo fa senza scaricare la complessità sull’utente.
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Cosa rende davvero utile un software CPQ?
Una soluzione CPQ diventa veramente utile quando è in grado di guidare. La sua logica deve aiutare anche utenti meno esperti a costruire configurazioni valide, segnalare errori prima che diventino problemi e fornire, sempre, una proposta economicamente corretta e tecnicamente realizzabile. Ad esempio, se una scelta esclude un’altra, l’utente deve essere avvisato istantaneamente, per evitare sbagli e rilavorazioni.
La velocità nella generazione del preventivo è un altro punto chiave. Nessuna attesa per avere l’approvazione del tecnico o il file da uffici diversi: l’offerta è pronta, aggiornata, già formattata e completa di tutto. Ciò non solo accorcia il ciclo di vendita, ma migliora anche la percezione e la soddisfazione del cliente.
Un’interfaccia ben progettata rende tutto questo accessibile. Non serve essere tecnici per usare un CPQ efficace: un buon configuratore deve saper governare la complessità sottostante, proponendo al tempo stesso un sistema dal facile utilizzo per tutti gli utenti. Accompagnandolo attraverso le scelte, si riduce la dipendenza da altri reparti, si accelera l’onboarding e si minimizzano gli errori.
Un buon configuratore deve saper governare la complessità sottostante, proponendo al tempo stesso un sistema dal facile utilizzo per tutti gli utenti.
Le diverse tipologie di CPQ
Esistono configuratori più semplici e configuratori complessi. Il CPQ, infatti, non è un’unica soluzione: esistono diversi modelli, utilizzabili in base alla complessità del catalogo e alle esigenze operative.
In contesti in cui si devono generare combinazioni di articoli — ad esempio kit o pacchetti — è utile un configuratore BOM (Bill of Material), che permette di calcolare prezzi, margini e costi associati, e gestire autorizzazioni o revisioni per personalizzazioni. Un configuratore alimentare, ad esempio, possiede tutte queste caratteristiche.
Quando invece si parla di prodotti tecnicamente articolati, come impianti, macchinari o soluzioni modulari, servono configuratori industriali, capaci di gestire distinte base, cicli produttivi, optional e vincoli strutturali. In questi casi, il CPQ diventa quasi un’estensione del sistema produttivo, anticipando problemi prima ancora di arrivare in produzione.
Esistono poi configuratori grafici 2D e 3D, spesso integrati con realtà aumentata. Sono particolarmente efficaci in settori in cui l’aspetto visuale conta per offrire un’esperienza visiva immediata: arredamento, fashion tech, gioielleria, veicoli personalizzabili.
A completare la panoramica, c’è il modulo ricambi (Spare Parts), pensato per gestire esplosi, componenti e dettagli tecnici, versioni prodotto e listini differenziati per mercato: un aspetto spesso trascurato ma tattico per il post-vendita.
I benefici dell’adottare un software CPQ
Un CPQ ben progettato ha impatto su tutto il processo di vendita. Prima di tutto, riduce drasticamente la percentuale di errore: niente più combinazioni incompatibili o sconti applicati fuori policy si traducono in meno rilavorazioni, meno frizioni tra uffici, meno margini erosi.
Secondo, accelera la vendita. I tempi si accorciano perché l’utente lavora in autonomia: può configurare, prezzare e generare un’offerta completa senza passaggi intermedi, e inviarla al cliente in tempo reale con pochi clic.
Terzo, garantisce coerenza e controllo. Le regole sono centralizzate, i vincoli sono già scritti, e ogni utente lavora all’interno di uno stesso sistema, aggiornato e governato dall’azienda. Così si riducono le interpretazioni soggettive e si alza il livello del servizio.
Ultimo ma non meno importante, l’esperienza cliente migliora. Visualizzazioni interattive, configurazioni assistite, informazioni chiare e coerenti creano un processo di acquisto chiaro e informato. Perché un’offerta ben costruita, senza errori o cambiamenti in corsa, trasmette affidabilità, e aiuta a chiudere più in fretta!
Quando adottare un CPQ (e cosa tenere a mente)
Un sistema CPQ diventa prezioso quando il catalogo è ampio o complesso, la configurazione richiede regole e vincoli, e il preventivo non può (ancora) essere generato in autonomia.
Tipici casi d’uso includono:
- offerte su misura con combinazioni di prodotti o servizi
- ambiti dove la coerenza tecnica è fondamentale (macchinari, impianti, ricambi)
- tempi di risposta critici nella fase commerciale.
Se la tua azienda rientra in una di queste categorie, molto probabilmente è arrivato il momento di adottare un CPQ.
Inoltre, l’integrazione con gli altri strumenti aziendali (CRM, ERP, WMS) è essenziale per far funzionare davvero il flusso. Non basta generare un PDF: serve che il preventivo diventi ordine, che le info viaggino tra reparti, e che ciò che viene promesso sia anche effettivamente producibile e fatturabile.
Infine, la logica “guided selling” inclusa in molti CPQ moderni e più evoluti trasforma la vendita in un dialogo. È proprio qui che l’integrazione dell’intelligenza artificiale mostra il suo potenziale, suggerendo soluzioni coerenti, personalizzate e tecnicamente valide.
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Scegliere di adottare un CPQ non significa solo velocizzare la vendita, ma mettere ordine in tutto il processo che la precede. Significa standardizzare senza irrigidire, lasciare libertà commerciale senza perdere il controllo, e ridurre gli attriti dove pesano di più: nel tempo, nella precisione, nella coerenza tra uffici e sistemi.
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L’esperto risponde
Cos’è un software CPQ e a cosa serve?
Un CPQ (Configure Price Quote) è una piattaforma progettata per guidare il processo di configurazione di prodotti o servizi, applicando regole di prezzo, vincoli tecnici e logiche commerciali. Consente di generare offerte precise e producibili, riducendo errori, tempi e passaggi manuali tra reparti.
Che caratteristiche deve avere un buon CPQ in termini di usabilità?
Un buon CPQ deve presentare la complessità sottostante (regole, vincoli, …) in maniera semplice. Deve avere un’interfaccia intuitiva, adatta anche a chi non ha competenze tecniche per offrire una user experience fluida e rapida.
Inoltre, le interfacce di configurazione si devono adattare alla tipologia di prodotto/servizio.
Esistono diversi tipi di CPQ? Quali sono?
Certamente. I software CPQ non possono essere universali, ma cambiano a seconda della tipologia di prodotto.
Alcune tipologie sono:
- CPQ BOM per kit e combinazioni
- CPQ industriali per impianti e cicli produttivi
- Configuratori grafici 2D/3D
- Configuratori taglia/prodotto per abbigliamento
Quali benefici porta un CPQ in azienda?
Un CPQ porta molteplici vantaggi nei processi di vendita aziendali.
Tra questi troviamo:
- meno errori e rilavorazioni
- accelerazione dei cicli di vendita
- maggiore coerenza nelle offerte
- controllo centralizzato delle regole
- migliore esperienza cliente.
Quando è il momento giusto per adottare un CPQ?
Se l’offerta della tua azienda è ampia, il catalogo è complesso, la configurazione richiede vincoli tecnici, e i preventivi dipendono da approvazioni o processi frammentati, allora è il momento di adottare un buon configuratore CPQ.