Quando Excel è una soluzione efficace per la gestione dei preventivi e quando la crescente complessità di dati, regole e controlli rende utile valutare un software specifico

Excel è probabilmente uno degli strumenti più utilizzati dalle aziende per creare preventivi, e ci sono ottime ragioni perché lo sia. È disponibile praticamente ovunque, le persone lo conoscono, permette di costruire formule, organizzare listini, effettuare calcoli e modificare rapidamente la struttura di un’offerta. Soprattutto, offre una grande libertà nella costruzione del proprio modello di preventivazione e nel modo in cui vengono organizzati dati, calcoli e informazioni.

Per molte aziende questa flessibilità rappresenta un vantaggio tangibile, tanto che considerare Excel come una soluzione necessariamente provvisoria rischia di portare a una conclusione troppo semplice. Non tutte le organizzazioni che utilizzano fogli di calcolo per i propri preventivi hanno bisogno di un software specifico e non tutti i processi traggono beneficio dall’essere strutturati allo stesso modo.

La domanda più utile è quindi un’altra: quali caratteristiche rendono Excel adatto alla gestione dei preventivi e quali, invece, indicano che il processo sta diventando troppo complesso per essere governato attraverso un foglio di calcolo?

La risposta dipende non soltanto dal numero di preventivi prodotti, ma soprattutto dalla quantità di informazioni, regole e verifiche necessarie per arrivare a un’offerta corretta.

Andiamo a vederlo meglio in questo articolo.

Indice:

• Quando Excel funziona bene per creare preventivi
• Il numero di preventivi non racconta tutta la complessità
• Quando la manutenzione di Excel diventa parte del processo
• Il problema del versionamento
• I fattori che compongono il “costo” dei preventivi
• Da Excel a un software per preventivi: quando valutarlo 
• Come capire se Excel è ancora la soluzione giusta
• ShowK: strutturare il processo mantenendo la familiarità di Excel
• FAQ

Quando Excel funziona bene per creare preventivi

Una gestione semplice dei preventivi non è necessariamente una gestione poco evoluta.

Se un’azienda vende un numero relativamente contenuto di prodotti o servizi, utilizza prezzi abbastanza stabili e applica poche variabili commerciali, un foglio di calcolo ben progettato può rispondere in modo estremamente efficace a queste esigenze.

Il commerciale può selezionare le voci necessarie, indicare le quantità, applicare eventuali condizioni commerciali e ottenere automaticamente totali e altre informazioni attraverso formule già predisposte. Un foglio dedicato può contenere il listino, mentre un modello condiviso può garantire una buona uniformità nella costruzione e nella presentazione delle offerte.

Se le regole da applicare sono poche, conosciute dalle persone e cambiano raramente, introdurre un sistema più strutturato potrebbe aggiungere complessità senza produrre un beneficio proporzionato, oltre che essere un investimento “superfluo”.

Lo stesso ragionamento vale per il numero di persone coinvolte. Se una rete commerciale contenuta gestisce direttamente i propri preventivi e conosce bene prodotti, prezzi e condizioni applicabili, una parte importante del processo può essere governata attraverso l’esperienza senza che questo rappresenti necessariamente un limite.

Excel può inoltre essere particolarmente adatto quando è importante mantenere una forte libertà nella costruzione dell’offerta. Esistono contesti nei quali le proposte sono difficilmente standardizzabili e il valore del commerciale consiste anche nella capacità di costruire una soluzione specifica partendo da informazioni che cambiano di volta in volta. Cercare di trasformare troppo presto queste attività in una sequenza rigida di regole potrebbe rendere il processo meno naturale invece che più efficiente.

La flessibilità non è quindi un limite di Excel, ma una delle ragioni principali per cui continua a essere utilizzato con successo in moltissimi ambiti aziendali.

Molte aziende restano in questa condizione per anni, senza che questo comporti alcun costo nascosto da recuperare in futuro: non è una fase di passaggio, ma una scelta che può restare valida a lungo.

Il numero di preventivi non racconta tutta la complessità

È facile associare la necessità di un software per preventivi all’aumento del numero di offerte prodotte, ma il volume rappresenta soltanto una delle variabili da considerare.

Un’azienda potrebbe realizzare centinaia di preventivi “semplici” attraverso un modello Excel molto efficace, mentre un’altra potrebbe produrne poche decine al mese, ciascuno dei quali richiede però verifiche tecniche, configurazioni, calcoli, recupero di informazioni da sistemi differenti e autorizzazioni da parte di altre persone.

Nel secondo caso il processo potrebbe essere molto più difficile da gestire, nonostante il numero complessivo di offerte sia inferiore. La variabile determinante è quindi anche la quantità di conoscenza necessaria per arrivare al preventivo corretto.

Se il commerciale deve scegliere alcune voci da un listino, indicarne la quantità e applicare una condizione commerciale conosciuta, la costruzione dell’offerta rimane relativamente lineare. Se deve invece verificare quali prodotti possano essere venduti insieme, individuare il listino corretto per quel cliente, considerare condizioni specifiche, controllare costi o disponibilità e ottenere eventualmente l’autorizzazione per una determinata eccezione, il preventivo rappresenta soltanto il risultato finale di un flusso molto più articolato.

Una parte di questa complessità può inoltre essere gestita attraverso l’esperienza. Chi conosce molto bene prodotti e clienti può applicare naturalmente regole che non sono formalizzate nel foglio di calcolo, mentre una persona meno esperta potrebbe avere bisogno di continue verifiche. Anche questo elemento diventa rilevante quando si valuta il contesto: più la correttezza del preventivo dipende da ciò che la singola persona deve sapere o ricordare, più diventa importante capire se quella conoscenza possa essere resa disponibile in modo più strutturato.

Per valutare la complessità della preventivazione è quindi necessario considerare non soltanto il tempo impiegato per compilare il documento, ma anche la quantità di informazioni, conoscenze e decisioni necessarie per arrivare a un’offerta corretta.

Quando la manutenzione di Excel diventa parte del processo

Uno dei segnali più interessanti emerge quando Excel smette progressivamente di essere lo strumento nel quale viene costruito il preventivo e comincia a diventare anche il luogo nel quale vengono rappresentate le regole necessarie per costruirlo.

Il file iniziale viene nel tempo arricchito con listini, tabelle dedicate agli sconti, formule per determinare particolari condizioni e, in alcuni casi, macro che automatizzano specifiche operazioni. Alcune celle vengono protette per evitare modifiche accidentali, mentre altre vengono utilizzate per guidare l’inserimento delle informazioni. Con il tempo possono inoltre nascere versioni differenti dello stesso modello per famiglie di prodotto, mercati, clienti o esigenze commerciali particolari.

Nessuna di queste modifiche rappresenta necessariamente un problema. Al contrario, spesso testimonia la capacità dell’organizzazione di adattare uno strumento flessibile alle proprie esigenze.

La situazione cambia quando la manutenzione del foglio diventa essa stessa una componente importante del processo. Se una modifica a un listino deve essere riportata in più file, una nuova regola commerciale richiede l’aggiornamento di diverse formule oppure ogni commerciale utilizza una propria variante del modello, l’azienda non sta più gestendo soltanto un documento: sta mantenendo un sistema distribuito di informazioni e regole.

A quel punto diventa utile chiedersi se Excel continui a essere lo strumento più semplice per governare quella complessità oppure se la sua flessibilità stia iniziando a generare un costo di coordinamento.

Il problema del versionamento

Quando si parla dei limiti dei preventivi Excel, uno dei primi problemi citati è spesso la proliferazione delle versioni dei file. La questione, però, è più ampia, perché ciò che realmente deve rimanere aggiornato non è il documento in sé, ma l’insieme delle informazioni utilizzate per costruirlo.

Pensiamo a un listino. Se esiste un unico file utilizzato da una persona, aggiornarlo è relativamente semplice. Se lo stesso file viene distribuito a più commerciali, diventa necessario assicurarsi che tutti utilizzino la versione corretta e che eventuali modifiche siano recepite in tempo reale.

La situazione può diventare più articolata quando esistono listini differenti per mercato, cliente, canale o categoria commerciale, quando determinate condizioni hanno una validità temporale oppure quando alcuni clienti dispongono di accordi specifici. A questo possono aggiungersi prodotti sostituiti, nuove varianti, modifiche dei costi o altre informazioni che influenzano la costruzione dell’offerta.

Excel può rappresentare tutte queste informazioni. La vera domanda è quanto sia semplice garantire che vengano applicate correttamente da tutte le persone, in ogni preventivo e nel momento giusto.

Quando per raggiungere questo risultato diventano necessarie continue comunicazioni, verifiche manuali e distribuzioni di file aggiornati, il costo del processo comincia a spostarsi dal tempo necessario a creare il preventivo al tempo necessario a mantenere affidabile tutto ciò che lo alimenta.

I fattori che compongono il “costo” dei preventivi

Per valutare l’efficienza della gestione dei preventivi è facile misurare il tempo necessario a produrre il documento, ma questa informazione rappresenta soltanto una parte del lavoro complessivo.

Un’offerta potrebbe richiedere pochi minuti per essere materialmente compilata e, allo stesso tempo, avere richiesto in precedenza confronti con l’ufficio tecnico, richieste al responsabile commerciale, verifiche sul software gestionale (ERP), ricerca del listino aggiornato, confronto con offerte precedenti o recupero di informazioni da altri documenti.

Se vogliamo comprendere il costo reale della preventivazione dovremmo quindi osservare tutto ciò che accade tra la richiesta del cliente e l’invio dell’offerta, considerando quante informazioni devono essere recuperate, quante persone intervengono, quali verifiche vengono svolte, quante volte il preventivo deve essere corretto e quanto tempo serve a una persona nuova per acquisire l’autonomia necessaria.

Questa analisi permette anche di distinguere problemi che possono sembrare simili. Se la parte più onerosa consiste nella compilazione materiale del documento, potrebbe essere sufficiente migliorare il modello utilizzato. Se invece il tempo viene assorbito dalla ricerca delle informazioni, dalle verifiche e dal coordinamento tra persone, intervenire esclusivamente sul documento difficilmente risolverà il problema.

Lo stesso vale per gli errori. Correggere una formula può eliminare un problema di calcolo, ma non risolve necessariamente un’offerta costruita utilizzando un listino non aggiornato, una condizione commerciale errata o una combinazione di prodotti non corretta. Per capire dove intervenire è quindi necessario distinguere gli errori generati dallo strumento da quelli generati dal processo che lo circonda.

Da Excel a un software per preventivi: quando valutarlo

Valutare un software per preventivi diventa utile quando il miglioramento atteso non riguarda semplicemente la compilazione dell’offerta, ma il modo in cui vengono gestite le informazioni necessarie per costruirla.

In questi casi, il software può creare un collegamento più diretto con i dati già presenti nei sistemi aziendali, evitando di mantenere copie parallele di listini, condizioni commerciali o altre informazioni all’interno di diversi file. Può inoltre supportare verifiche e gestire eccezioni durante la costruzione dell’offerta, rendendo più semplice applicare in modo coerente regole che altrimenti richiederebbero controlli manuali.

Excel può comunque continuare a essere uno strumento efficace per simulazioni, elaborazioni e analisi, soprattutto quando i dati necessari sono già disponibili e organizzati in modo coerente. La scelta di un software per preventivi non implica quindi necessariamente l’abbandono del foglio di calcolo, ma può rispondere all’esigenza di strutturare meglio quelle attività in cui informazioni provenienti da fonti diverse devono essere raccolte, aggiornate e messe in relazione.

Come capire se Excel è ancora la soluzione giusta

Non esiste una soglia valida per tutte le aziende oltre la quale sia necessario sostituire Excel. Il numero di preventivi, il fatturato o la dimensione della rete commerciale descrivono solo in parte la situazione, perché aziende con volumi simili possono avere esigenze di preventivazione molto diverse.

La valutazione può partire invece dal lavoro necessario per arrivare a un’offerta corretta. È utile osservare da dove provengono le informazioni, quanto spesso devono essere aggiornate, quali verifiche richiedono l’intervento di altre persone e quali attività manuali vengono svolte per compensare ciò che gli strumenti attuali non riescono a gestire. In questo modo è possibile individuare gli aspetti che incidono realmente sull’efficienza e sull’affidabilità della gestione dei preventivi, senza partire dal presupposto che Excel debba necessariamente essere sostituito.

ShowK: strutturare il processo mantenendo la familiarità di Excel

Con ShowK affrontiamo la gestione dei preventivi partendo dal processo che l’azienda utilizza già. L’obiettivo non è sostituire un foglio Excel con un software che richieda alle persone di imparare necessariamente un modo completamente diverso di costruire un’offerta, ma capire quali informazioni e regole possano essere centralizzate, integrate o automatizzate.

ShowK può recuperare dati dai sistemi aziendali, rendere disponibili listini e condizioni commerciali aggiornate e gestire in modo strutturato le regole necessarie alla costruzione dell’offerta. 

Questo significa, per esempio, recuperare automaticamente il listino e le condizioni aggiornate di un cliente senza doverli cercare in file diversi, applicare lo sconto previsto per una determinata fascia di clientela, verificare la compatibilità tra i prodotti e indirizzare un’eventuale eccezione alla persona incaricata di valutarla, evitando passaggi gestiti tramite email o telefonate.

Il commerciale può così concentrarsi sulle decisioni che richiedono realmente la sua competenza, mentre le informazioni necessarie vengono recuperate dai sistemi aziendali senza dover essere mantenute manualmente all’interno di diversi file.

Un aspetto particolarmente interessante nei progetti in cui gli utenti provengono da Excel è la possibilità di realizzare nel preventivatore un’interfaccia che ne riprenda la logica di utilizzo, mantenendo un ambiente basato su righe, colonne e tabelle quando questa modalità risulta efficace per il flusso di lavoro. La familiarità dell’interazione può quindi essere preservata, mentre dietro l’interfaccia cambiano il modo in cui vengono gestiti dati, regole, aggiornamenti e controlli.

Questo permette di separare due aspetti che non devono necessariamente evolvere insieme. Strutturare maggiormente il processo non significa obbligare le persone a rinunciare a un modo di lavorare che conoscono e che, dal punto di vista dell’esperienza utente, può continuare a essere efficace.

È arrivato il momento di superare Excel nella gestione dei preventivi?

Possiamo analizzare insieme il tuo attuale modo di lavorare e capire se ShowK può aiutarti a strutturarlo in modo più efficace, mantenendo la semplicità dove continua a produrre valore.

L’esperto risponde